Guida completa al regime ordinario: Cosa sapere e come funziona

Il regime ordinario è uno dei principali sistemi di tassazione per le imprese e i professionisti in Italia. È destinato a coloro che superano determinati limiti di fatturato o che scelgono di optare per questo sistema, anche se rientrano in altre categorie fiscali, come il regime forfettario. Questa guida ti fornirà una panoramica dettagliata su come funziona il regime ordinario, chi può beneficiarne, e quali sono i principali obblighi fiscali e contabili legati a questo regime.

Cos’è il regime Ordinario?

Il regime ordinario è un sistema di tassazione in cui le imprese e i professionisti sono tenuti a dichiarare e pagare le tasse sul reddito effettivamente prodotto. A differenza del regime forfettario, che applica una percentuale fissa sul fatturato, il regime ordinario tiene conto delle entrate e delle spese reali, permettendo di dedurre i costi sostenuti per l’attività.

A Chi si rivolge?

Il regime ordinario è obbligatorio per le società di capitali (come S.p.A. e S.r.l.) e per le società di persone che superano determinati limiti di fatturato. È inoltre accessibile a tutti i titolari di partita IVA che preferiscono questa modalità di tassazione, indipendentemente dal fatturato.

Limiti di fatturato

Per le imprese individuali e i professionisti, l’obbligo di passare al regime ordinario scatta se vengono superati determinati limiti di ricavi, che variano in base all’attività svolta. Attualmente, il limite generale è fissato a € 65.000 per i professionisti, mentre per le imprese il limite varia in base al codice ATECO.

Principali caratteristiche del Regime Ordinario

1. Contabilità Completa

Una delle caratteristiche principali del regime ordinario è l’obbligo di tenere una contabilità completa. Questo significa registrare tutte le operazioni economiche dell’attività, sia in entrata che in uscita. La contabilità include la tenuta dei libri contabili obbligatori, come il libro giornale, il libro degli inventari, e i registri IVA.

2. Calcolo del Reddito Imponibile

Nel regime ordinario, il reddito imponibile si calcola sottraendo le spese deducibili dai ricavi. Le spese deducibili includono tutti i costi necessari all’attività, come l’acquisto di materie prime, i salari dei dipendenti, le spese di affitto e le utenze. Questo sistema permette una maggiore precisione nel calcolo delle imposte dovute, rispetto al regime forfettario, ma richiede una gestione contabile più complessa.

La prima cosa da fare è individuare il totale del tuo incassato annuo. Dopo averlo fatto dovrai determinare le spese sostenute per la tua attività e i contributi pagati.

Il terzo passaggio consiste nel determinare la base imponibile sottraendo le spese sostenute e i contributi pagati dal totale dell’incassato. 

3. IVA

I soggetti in regime ordinario devono applicare l’IVA sulle vendite e sui servizi offerti. Questo implica la gestione della dichiarazione IVA periodica (mensile o trimestrale) e il versamento dell’IVA dovuta all’erario, dopo aver detratto l’IVA sugli acquisti.

4. Tassazione

La tassazione nel regime ordinario avviene in base agli scaglioni IRPEF per le persone fisiche o IRES per le società di capitali. Oltre alle imposte sui redditi, sono previste anche addizionali regionali e comunali. Per le società, è prevista anche l’IRAP, una tassa regionale che si applica sul valore della produzione netta.

5. Obblighi di Bilancio

Le società di capitali sono tenute alla redazione del bilancio annuale, che include il conto economico, lo stato patrimoniale e la nota integrativa. Questo documento deve essere approvato dall’assemblea dei soci e depositato presso il Registro delle Imprese.

Reddito imponibile esempio

Un pratico esempio di calcolo ci aiuterà a comprendere meglio quanto è stato detto fino a qui. Supponiamo che il proprio reddito complessivo lordo sia pari a 20.000 euro. 

In un anno sono stati versati:

• 3.000 euro di assegno per gli alimenti;
• 2.000 euro a una fondazione universitaria. 

Il proprio reddito imponibile sarà pari a 20.000 – 3.000 – 2.000 = 15.00 euro. Sarà su tale importo che verrà applicata l’aliquota IRPEF e calcolate le imposte che si dovranno sostenere, di anno in anno. 

SCAGLIONI DI REDDITO	ALIQUOTA IRPEF
Fino a 28.000 euro di reddito	23%
Da 28.000 euro a 50.000 euro di reddito	35%
Oltre 50.000 euro di reddito	43%

Vantaggi e svantaggi del Regime Ordinario

Vantaggi

1. Deduzione delle Spese: Il principale vantaggio del regime ordinario è la possibilità di dedurre tutte le spese necessarie all’attività. Questo può portare a un calcolo delle imposte più favorevole rispetto ad altri regimi fiscali.

2. Nessun Limite di Fatturato: A differenza del regime forfettario, non ci sono limiti di fatturato per rimanere nel regime ordinario.

3. Maggiore Precisione: La tassazione avviene sul reddito effettivamente prodotto, offrendo una rappresentazione più accurata della situazione finanziaria dell’impresa.

Svantaggi

1. Maggiore Complessità Contabile: La necessità di tenere una contabilità completa e di redigere il bilancio rende il regime ordinario più complesso e costoso in termini di tempo e risorse.

2. Costi di Gestione: La gestione della contabilità e degli obblighi fiscali richiede spesso l’intervento di un commercialista, con costi aggiuntivi rispetto ad altri regimi.

3. Tassazione Progressiva: Per le persone fisiche, la tassazione progressiva IRPEF può portare a un’aliquota marginale elevata, soprattutto per i redditi più alti.

ESEMPIO DI TASSAZIONE PROGRESSIVA IRPEF:

Dal 01/01/2022 fino al 31/12/2023, le aliquote e scaglioni IRPEF in Italia sono state ridotte da cinque a quattro: fino a 15.000 euro: 23% (come prima) tra i 15.000 e i 28.000 euro: 25% (anziché 27%) tra 28.000 e 50.000 euro: 35% (anziché 38% fino a 55.000 €)

Chi dovrebbe optare per il Regime Ordinario?

Il regime ordinario è particolarmente indicato per:

• Imprese con Alti Costi: Le attività che sostengono alti costi di gestione possono beneficiare della deduzione delle spese, riducendo l’imponibile.

• Società di Capitali: Per le S.p.A. e le S.r.l., il regime ordinario è obbligatorio e rappresenta la soluzione più adeguata per gestire strutture aziendali complesse.

• Professionisti con Ricavi Elevati: I professionisti che superano i limiti del regime forfettario o che hanno costi deducibili significativi possono trarre vantaggio dal regime ordinario.

Come passare al Regime Ordinario

Se desideri passare al regime ordinario, devi presentare una comunicazione all’Agenzia delle Entrate. La scelta può essere effettuata all’inizio dell’anno fiscale o al momento dell’apertura della partita IVA. Una volta optato per il regime ordinario, è necessario mantenere questo regime per almeno tre anni.

Obblighi di comunicazione

La comunicazione deve essere effettuata telematicamente, utilizzando il modello AA9/12 per le persone fisiche o il modello AA7/10 per le società. È consigliabile rivolgersi a un commercialista per gestire correttamente la procedura di passaggio e per garantire il rispetto di tutti gli obblighi fiscali e contabili.

Costi deducibili nel regime ordinario

I costi deducibili nel regime ordinario sono fondamentali per determinare il reddito imponibile su cui si calcolano le imposte. Ecco una panoramica dettagliata sui principali costi che possono essere dedotti:

1. Costi per l’acquisto di beni e servizi

• Materie Prime e Merci: Tutti i costi relativi all’acquisto di materie prime, merci, semilavorati e prodotti finiti utilizzati nell’attività possono essere dedotti.
• Servizi: Spese per consulenze, collaborazioni esterne, e servizi professionali (come commercialisti, avvocati, etc.) sono deducibili.

2. Spese per il personale dipendente

• Salari e Stipendi: Le retribuzioni dei dipendenti, inclusi i contributi previdenziali e assistenziali, sono interamente deducibili.
• Spese per la Formazione: Le spese sostenute per la formazione professionale dei dipendenti sono deducibili, purché correlate all’attività dell’azienda.

3. Ammortamenti

• Beni Strumentali: I costi per l’acquisto di beni strumentali (come macchinari, attrezzature, veicoli aziendali, etc.) non sono deducibili immediatamente, ma attraverso il processo di ammortamento, che permette di dedurre una quota del costo ogni anno per la durata della vita utile del bene. Ciò significa che il valore del macchinario verrà ridotto del 20% ogni anno.

4. Affitto e Leasing

• Affitto di Immobili: Il canone d’affitto per locali utilizzati nell’attività è deducibile. Questo include anche l’affitto di uffici, negozi, magazzini, e altri spazi commerciali.
• Leasing: I canoni di leasing per beni utilizzati nell’attività, come veicoli o macchinari, sono deducibili secondo le regole specifiche per i contratti di leasing.

5. Spese per utenze

• Energia Elettrica, Acqua, Gas: Le spese per le utenze necessarie al funzionamento dell’attività (luce, gas, acqua) sono interamente deducibili.
• Telefonia e Internet: Le spese per i servizi di telefonia e internet utilizzati per l’attività sono deducibili. Tuttavia, se l’uso è promiscuo (sia per attività che per uso personale), la deduzione può essere parziale.

6. Spese di viaggio e trasferta

• Viaggi di Lavoro: Le spese sostenute per viaggi di lavoro, comprese quelle per trasporti, vitto e alloggio, sono deducibili. È importante conservare tutta la documentazione a supporto di queste spese.
• Rimborso Spese ai Dipendenti: Se l’azienda rimborsa ai dipendenti le spese sostenute durante trasferte o viaggi di lavoro, tali rimborsi sono deducibili.

7. Costi di pubblicità e Marketing

• Pubblicità e Promozione: Tutte le spese sostenute per attività pubblicitarie, promozioni, campagne di marketing, compresi gli annunci su media tradizionali e digitali, sono deducibili.
• Spese per Eventi: Le spese per la partecipazione a fiere, eventi, e altre attività promozionali legate all’attività dell’impresa sono deducibili.

8. Spese bancarie e finanziarie

• Interessi Passivi: Gli interessi passivi su prestiti e mutui utilizzati per finanziare l’attività sono deducibili, seppur con alcune limitazioni.
• Commissioni Bancarie: Le commissioni e le spese bancarie relative alla gestione dei conti correnti aziendali sono deducibili.

9. Imposte e tasse

• Imposte Dedotte: Alcune imposte, come l’IMU sugli immobili strumentali, possono essere dedotte, ma non tutte le tasse sono deducibili. L’IVA, ad esempio, non è deducibile a meno che non si tratti di IVA indetraibile.

10. Altri costi deducibili

• Manutenzioni e Riparazioni: Le spese per la manutenzione ordinaria e le riparazioni dei beni strumentali (come macchinari, attrezzature, etc.) sono deducibili.
• Assicurazioni: I premi pagati per le polizze assicurative relative all’attività (come l’assicurazione contro danni, responsabilità civile, etc.) sono deducibili.

• Potrai scaricare le utenze, l’affitto dei locali, l’acquisto di macchinari, le spese dei dipendenti, i beni di vario genere, le spese di rappresentanza, i software gestionali, e le spese di formazione.

• l’acquisto di libri e di riviste professionali;

Per scaricare delle spese, devono:

• essere legate allo svolgimento dell’attività
• essere dimostrabili da una fattura o da un tracciamento del pagamento
• avere un costo ragionevole in funzione del prodotto che hai acquistato

Spese deducibili in modo parziale

Come pagare meno tasse per una ditta individuale:

• Beni immobili: affitto e manutenzione si scaricano al 50%.
• Auto aziendali: come detto in precedenza, in alcuni casi è possibile dedurre l’autovettura aziendale al 100%. In generale, però, è possibile scaricare al 20% acquisto, bollo, assicurazione e carburante.
• Telefono mobile: acquisto o noleggio deducibili all’80%.
• Trasferte: pernottamenti e spese al ristorante sono deducibili al 75%.
• Corsi di aggiornamento: in questo caso, la partecipazione e a corsi, convegni o congressi del settore è deducibile al 50%.
• Materiali di consumo (gli elementi che si consumano con l’uso del prodotto).

Specifica	Spesa deducibile	IVA detraibile
Iscrizione albo professionale	100%	100%
Materiale di consumo	Intera	Completa
Stipendi di dipendenti	100%	100%
Utenze studio professionale	Deducibilità intera	100%
Beni strumentali per l’attività	100%	100%
Beni immobili	dal 50% al 100%	Iva completamente detraibile
Autovetture	20%	40%
Telefonia	80%	50% lVA per linea mobile, 100% per quelle fisse
Spese di alberghi e ristoranti	75%	100%
Spese di rappresentanza	100%	indetraibile
Convegni e corsi di formazione	100% (con tetto max.)	100%

Esempio beni strumentali:

• Veicoli commerciali e industriali.
• Camion e furgoni, autoveicoli ed anche tutte le attrezzature e gli impianti propri di un’azienda.
• Beni mobili anche le macchine e gli arredi da ufficio, come computer, smartphone, scrivanie e armadi. 

L’imponibile fiscale è la quota su cui pagherai effettivamente le tasse

Quindi, ad esempio, sei un artigiano in Partita IVA e hai incassato 30.000 €, hai avuto spese per 5.000 € per l’acquisto di attrezzature utili per lavorare e hai pagato 2.000 € di contributi, la tua base imponibile per il calcolo delle tasse sarà di 23.000 €, ovvero la differenza tra 30.000 € e 7.000 €.

Le deduzioni

Nel momento in cui si calcola il reddito imponibile, è possibile dedurre, quindi sottrarre da esso, alcune somme previste dal fisco per determinati costi sostenuti dal contribuente nel  periodo di imposta. Le deduzioni fiscali permettono di abbassare la base imponibile su cui vengono calcolate le tasse, in una fase iniziale;

Le detrazioni

Le detrazioni consentono di ridurre l’imposta lorda andando cosi a determinare l’imposta netta. Le detrazioni fiscali stabiliscono alcune somme da sottrarre da una tassa per ridurla, e si applica sul reddito in un secondo momento. Si fa riferimento solitamente all’IVA.

Il reddito netto è ciò che rimane quando dal reddito lordo togli le tasse e i contributi

Il reddito lordo è il totale dei soldi che ti spettano per il tuo lavoro a fine anno

Come calcolare l’ IRPEF netta

È importante non confondere le detrazioni fiscali con le deduzioni fiscali.

• La detrazione viene considerata dopo aver calcolato le tasse che la persona o l’azienda deve pagare, andando a ridurre l’imposta dovuta.
• La deduzione, invece, entra in gioco prima di questo calcolo, e serve a ridurre la base imponibile, ossia il reddito, su cui si calcoleranno gli importi delle tasse.

Ricavi = FatturatoCosti = Materiali per la prestazione d’opera

Facciamo un esempio (consideriamo una Partita IVA in regime semplificato o ordinario):

• Ricavi della tua attività: 50.000 euro
• Costi della tua attività: 20.000 euro
• Spese deducibili: 5.000 euro
• Spese detraibili: 3.000 euro

– Ricavi                  50’000 – (meno i costi)

– Costi                    20’000 – (meno le spese deducibili)

– Spese deducibili  5’000 = Reddito imponibile 25’000 (Sul reddito imponibile si applicano le aliquote IRPEF) 25’000 x 23% = 5’750 € (IRPEF LORDA)

ALIQUOTA IRPEF

(3000€ è la spesa detraibile) – Una volta determinata IRPEF lorda, per calcolare l’imposta effettivamente dovuta, occorrerà sottrarre 570 euro (cioè il 19% di 3.000 euro). In questo caso avremo un IRPEF NETTA di: 5750 – 570 = 5’150

ALTRO ESEMPIO DI COSTI SCARICABILI

Il reddito imponibile è l’importo sul quale devi pagare le imposte

Si calcola sottraendo al reddito complessivo le spese deducibili:

Se nel corso del 2022 hai ottenuto un reddito lordo pari a 20.000 €, ma hai sostenuto costi  deducibili pari a 5.000 €, le imposte che dovrai pagare verranno calcolate sulla differenza tra i due importi.

• 20.000 € – 5.000 € = 15.000 €

Come detrarre l’IVA

Il calcolo si effettua applicando la percentuale di deducibilità delle spese al totale dell’IVA pagata. Per esempio, se un’azienda sostiene spese per 10.000 euro con un’IVA al 22%, l’IVA totale è di 2.200 euro. Se le spese sono completamente deducibili, l’IVA detraibile sarà anch’essa di 2.200 euro.

Importanza della documentazione

È fondamentale tenere una documentazione accurata di tutte le spese sostenute. Ogni costo deve essere giustificato da fatture, ricevute o altri documenti fiscali validi. In caso di controllo fiscale, l’Agenzia delle Entrate richiederà di verificare le spese dedotte per accertarsi che siano pertinenti all’attività.

Conclusione

Il regime ordinario rappresenta una soluzione completa e flessibile per la gestione fiscale delle imprese e dei professionisti. Sebbene richieda una maggiore attenzione agli aspetti contabili e fiscali, offre vantaggi significativi in termini di deduzione delle spese e di precisione nel calcolo delle imposte. Prima di scegliere questo regime, è importante valutare attentamente i costi e i benefici, possibilmente con il supporto di un consulente fiscale.